Chi tiết

Sau khi đã hiểu rõ quy trình số hóa tài liệu, việc tiếp theo là tính toán khối lượng công việc và chi phí để có một kế hoạch triển khai hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các đơn vị đo lường, hệ số K, các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí và vai trò của phần mềm AuraCount trong việc tối ưu hóa quá trình tính toán.

Các đơn vị tính khối lượng trong số hóa tài liệu

Để tính toán khối lượng công việc số hóa, người ta thường sử dụng các đơn vị sau:

• Trang: Đơn vị phổ biến nhất, dùng để đo số lượng trang giấy cần số hóa.
• Bản vẽ: Áp dụng cho các loại tài liệu có kích thước lớn như bản đồ, bản vẽ kỹ thuật.
• Cuộn phim: Dùng để đo khối lượng phim ảnh cần số hóa.
• Giờ làm việc: Đo lường thời gian thực hiện các công việc số hóa.

Hệ số K và cách tính

Hệ số K là một hệ số điều chỉnh, sử dụng để tính toán khối lượng công việc thực tế dựa trên độ phức tạp của tài liệu. Ví dụ:

• Tài liệu đơn giản: Hệ số K = 1
• Tài liệu có nhiều bảng biểu, hình ảnh: Hệ số K = 1.2 – 1.5
• Tài liệu bị hư hỏng, khó đọc: Hệ số K > 1.5

Công thức tính khối lượng công việc:

• Khối lượng công việc (trang tương đương) = Số trang thực tế x Hệ số K

Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí số hóa

• Loại tài liệu: Tài liệu có kích thước lớn, chất liệu đặc biệt sẽ có chi phí cao hơn.
• Độ phức tạp: Tài liệu có nhiều màu sắc, chữ viết tay, bảng biểu phức tạp sẽ tốn nhiều thời gian xử lý hơn.
• Yêu cầu chất lượng: Độ phân giải cao, màu sắc trung thực sẽ làm tăng chi phí.
• Số lượng tài liệu: Số lượng tài liệu càng lớn, chi phí càng giảm do hiệu ứng quy mô.
• Công nghệ: Sử dụng công nghệ hiện đại, phần mềm chuyên dụng sẽ giúp giảm chi phí.

Vai trò của phần mềm AuraCount trong việc tính toán chi phí

Phần mềm AuraCount giúp tự động hóa quá trình đếm và phân loại trang PDF, từ đó giúp:

• Nâng cao độ chính xác: Tránh sai sót khi đếm thủ công.
• Tiết kiệm thời gian: Giảm thời gian tính toán khối lượng công việc.
• Cung cấp báo cáo chi tiết: Giúp khách hàng dễ dàng theo dõi tiến độ và chi phí.

Kết luận

Việc tính toán chính xác khối lượng và chi phí số hóa là rất quan trọng để lập kế hoạch và dự toán. Phần mềm AuraCount là một công cụ hữu ích giúp tự động hóa quá trình này, mang lại nhiều lợi ích cho cả người thực hiện và khách hàng.

Trong bài tiếp theo, chúng ta sẽ giới thiệu một số case study thực tế về việc áp dụng số hóa tài liệu và phần mềm AuraCount.